ما هى قائمة المهام اليومية لتنظيم وقتك

[˛ ذآتَ حُسن ♔]

معنى تنظيم الوقت
إن تنظيم الوقت يتمثل في عمليتي التخطيط والتحكم في كم الوقت الذي يتم قضائه في القيام بأنشطة محددة، ويجب على كل شخص خلال حياته أن يعرف كيف يستطيع تنظيم وقته وإدارة مهامه اليومية، إذ أن إدارة الوقت الجيدة تمكن الشخص من إتمام المزيد من المهام في فترة زمنية أقصر، كما أنها تقلل من التوتر، وتؤدي إلى النجاح المهني.

قائمة المهام اليومية لتنظيم الوقت
حتى يتم تنظيم الوقت بصورة صحيحة لا بد أن يضع الشخص لنفسه قائمة بالمهام اليومية التي عليه إنجازها، والتي من شأنها أن تعمل على تنظيم الوقت وإدارته وعدم إهداره فيما لا يُفيد، وفي التالي قائمة المهام اليومية في تنظيم الوقت:

تحديد الأهداف بشكل صحيح
من ابرز خطوات تنظيم الوقت هي وضع أهدافًا يُمكن تحقيقها وقياسها، ويجب استخدام طريقة ذكية عندما يتم تحديد الأهداف، ففي الأساس لا بد من التأكد من أن الأهداف التي تم تحديدها محددة وقابلة للقياس وللتحقيق وذات صلة، وأنه سوف يتم تحققها في الوقت المناسب.

الحكمة في منح الأولوية
وهذا يعني أن يتم تحديد أولويات المهام تبعًا لما لها من أهمية وضرورة، فعلى سبيل المثال، يُمكن النظر إلى المهام اليومية وتحديد ما يلي:

هام وعاجل: ويتم القيام بتلك المهام على الفور.
هام ولكن ليس عاجلاً: ومن ثم اتخاذ قرار متى يتم القيام بهذه المهام.
عاجل لكن غير مهم: القيام بتفويض تلك المهام لشخص آخر إن أمكن.
ليست عاجلة وليست مهمة: وضع تلك الأمور جانبًا حتى يتم فعلها لاحقًا.

تعيين حد زمني لإكمال المهمة
إن تحديد ووضع قيود الوقت من أجل إتمام المهام يُساعد على أن يكون الشخص أكثر تركيزًا وفعالية، كما أن بذل بعض المجهود الإضافي لتحديد كم الوقت الذي نحتاج تخصيصه لإتمام كل مهمة يمكن أن يساعد في معرفة المشكلات المحتملة قبل حدوثها، وبتلك الوسيلة يمكن وضع خطط للتعامل معهم.

مثال: إذا كان هناك شخص بحاجة لكتابة 5 مراجعات وإنهائها في وقت مناسب للاجتماع، ولكنه يدرك أنه لن يتمكن إلا من إنهاء أربعة منهم فقط في الوقت المتبقي قبل الاجتماع، فإذا تم إدراك تلك الحقيقة في وقت مبكر، فمن الممكن بسهولة أن يُفوض كتابة إحدى تلك المراجعات لشخص آخر، ولكن إذا لم يتم فحص مدى ملائمة الوقت للمهام مسبقًا، فقد ينتهي الأمر إلى عدم إدراك مشكلة قلة الوقت حتى ساعة واحدة فقط قبل الاجتماع، وفي تلك المرحلة ربما يكون من العسير جدًا العثور على شخص ما لتفويض إحدى تلك المراجعات له.

الحصول على استراحة بين المهام
عند القيام بالكثير من المهام دون الحصول على قسط من الراحة، فيكون من الصعب جدًا المحافظة على التركيز والتحفيز، ولذا يجب السماح ببعض الوقت بين المهام من أجل تصفية الذهن وتجديد النشاط، أي أنه لا بد على كل شخص أن يضع في اعتباره أن يأخذ قيلولة قصيرة أو يذهب في نزهة قصيرة والتأمل.

تنظيم النفس
بأن يتم استخدام التقويم لإدارة الوقت على المدى الطويل، وكتابة المواعيد النهائية للمشاريع، أو المهام التي تُمثل جزءًا من إتمام المشروع ككل، والتفكير في الأيام التي قد يكون من المُفضل تكريسها للقيام بمهام محددة، مثل الحاجة للتخطيط لإقامة اجتماع من أجل مناقشة التدفق النقدي في يوم يكون فيه المدير المالي للشركة متاح.

إزالة المهام والأنشطة غير الأساسية
من الهام إزالة المهام والأنشطة الزائدة، وتحديد ما هو الهام وما الذي يستحق قضاء الوقت فيه، إذ أن إزالة المهام والأنشطة غير الأساسية قد تؤدي إلى توفير المزيد من الوقت لقضائه في فعل أشياء مهمة حقًا.

التخطيط للمستقبل
يجب التأكد من بدء كل يوم بأفكار واضحة عما ينبغي القيام به وما الذي لا بد من القيام به في هذا اليوم، وأن يوضع في الاعتبار جعل هذا من المعتاد كل يوم، أما في نهاية كل يوم عمل يجب المضي قدمًا ووضع قائمة “المهام” لليوم التالي للعمل، ومن خلال تلك الطريقة يمكن الركض في صباح اليوم التالي.

فوائد تنظيم الوقت
إن المقدرة على تنظيم الوقت بصورة فعالة أمر هام، إذ أن الإدارة الجيدة للوقت تؤدي لتحسين الكفاءة والإنتاجية والحد من التوتر، بالإضافة إلى زيادة النجاح في الحياة ، وفي التالي فوائد إدارة الوقت:

تخفيف التوتر: إن وضع قائمة مهام واتباعها تُقلل من التوتر، وحينما يتم إلغاء تحديد العناصر التي توجد في قائمة “المهام”، من الممكن ملاحظة ورؤية أنك تحرز تقدمًا واضحًا، وذلك يساعد على تجنب الإحساس بالتوتر والقلق بشأن إنجاز الأشياء أم لا.

المزيد من الوقت: إن الإدارة الجيدة للوقت تمنح المزيد من الوقت لقضائه في الحياة اليومية، كما أن الأشخاص ممن يمكنهم إدارة الوقت بصورة فعالة يتمتعون بوجود المزيد من الوقت لقضائه في الهوايات والأنشطة الأخرى.

المزيد من الفرص: تؤدي إدارة الوقت بصورة جيدة إلى الحصول على المزيد من الفرص والحد من ضياع الوقت في الأنشطة التافهة، إذ أن مهارات إدارة الوقت الجيد من أهم الصفات التي يبحث عنها أرباب العمل، ولذا فإن القدرة على معرفة الأولويات وجدولة الأعمال أمر مرغوب فيه للغاية لدى أي منظمة.

القدرة على تحقيق الأهداف: الأشخاص ممن يمارسون الإدارة الجيدة للوقت لديهم القدرة على تحقيق الأهداف والغايات بصورة أفضل، ويقومون بهذا في وقت زمني أقصر.
أضرار عدم تنظيم الوقت
إن تنظيم العمل له الكثير من الفوائد، وبالتالي فإن عدم تنظيمه وإدارته بصورة صحيحة يؤدي إلى حدوث بعض الأضرار، والتي تتمثل في التالي:

ضعف سير العمل
إن عدم المقدرة على التخطيط المسبق والالتزام بالأهداف يدل على ضعف الكفاءة، فمثلًا إذا كان هناك الكثير من المهام الضرورية التي يجب إتمامها، فسوف تكون الخطة الفعالة هي إتمام المهام التي لها صلة معًا أو بالتتابع، ومع هذا، إذا كان الشخص لا يُخطط مسبقًا، فقد ينتهي به الأمر إلى التراجع في أداء عمله، وذلك يُترجم لانخفاض الكفاءة والإنتاجية.

الوقت الضائع
إن سوء تنظيم الوقت يؤدي إلى ضياع الوقت، فمن خلال التحدث إلى الأصدقاء على وسائل التواصل الاجتماعي خلال القيام بأي مهمة، فإن الشخص بذلك يُشتت انتباهه ويُضيع الوقت.

فقدان السيطرة
عن طريق عدم معرفة المهمة التالية، فإن الشخص بذلك يُعاني من فقدان السيطرة على حياته، ومن الممكن أن يساهم هذا في ارتفاع مستويات القلق والتوتر.

قلة جودة العمل
في الغالب ما ينتج عن سوء تنظيم الوقت قلة وتراجع جودة العمل، فمثلًا عند الاضطرار إلى السرعة وإتمام المهام في اللحظة الأخيرة عادة ما يؤدي إلى الإضرار بالجودة.

سمعة سيئة
في حال لم يتمكن صاحب العمل أو العملاء من الاعتماد على شخص ما من أجل إتمام المهام في الوقت المناسب، فإن توقعاتهم وتصوراتهم عنه تصبح سلبية، وإذا لم يتمكن العميل من الاعتماد عليه لإنجاز شيء ما في الأوقات المحددة، فهناك احتمال بأن يأخذوا أعمالهم إلى مكان آخر.