خطوات كتابة عرض عمل للاستيراد

[احمد حدادى]

لأن معظم الأعمال أصبحت عالميةً في هذه الأيام، وجميع أنواع الشركات تبحث عن خدمات الاستيراد والتصدير لنقل المنتجات عبر الحدود.

فإذا كنت تعمل في مجال الاستيراد / التصدير، فلا بد أن تعرّف عملاءك المحتملين مدى أهمية الخدمات الخاصة التي تستطيع تقديمها لهم. وبطبيعة الحال، فأنت تريد موقع ديناميت على شبكة الانترنت، وربما بعض الإعلانات الورقية كذلك لجذب الانتباه، ولكن للحصول على عقود عمل حقيقية، فأنت بحاجة إلى فهم كيفية إنشاء عروض العمل.

عرض العمل هو أكثر من مجرد عرض أسعار أو كتيب. بل يجب أن يستهدف كل عرض احتياجات العميل المحددة، ويجب أن يشرح بالتفصيل ما يمكنك تقديمه، وكيف ستفيد العميل.

جميع عروض الخدمة تتكون من بنية محددة يجب أن تتبع لتحقيق أقصى قدر من النجاح إذ يتكون هيكل العرض أساساً من أربعة أجزاء:

المقدمة.

قسم محوره العميل.

وصف المنتجات والخدمات والتكاليف.

وصف كل شيء عنك.

الآن، كل من هذه الأجزاء يمكن أن يتكون من عشرات الصفحات، أو عدد قليل فقط. طول العرض يعتمد على مدى تعقيد المشروع والخدمات التي تقدمها.

دعونا ننظر في المقاطع في مزيد من التفاصيل. المقدمة هي الأبسط. ابدأ رزمة العرض برسالة تغطية، ولتكن قصيرة – مجرد شرح : من أنت؟، لماذاترسل هذا العرض؟، وتشمل جميع معلومات الاتصال الهامة الخاصة بك. وينبغي أن تتضمن الرسالة “دعوة إلى العمل” مبيناً ما تريد من القارئ بعد اطلاعه على العرض. على الأرجح، فأنت تريد منهم الاتصال بك لتحديد موعد للقاء عمل أو إبرام العقد .

خطاب التغطية ينبغي أن يصاحب العرض المقدم من قبلك، ولكن يجب أن تكون الصفحة الأولى من العرض مشتملة على صفحة العنوان التي تنص ببساطة أن هذا العرض مقدم حول: على سبيل المثال، “استيراد وخدمات الشحن من الصين لشركة gtg” أو “عرض خدمات استيراد/ تصدير لمصنع بيكر ” .

هذا هو كل ما تحتاجه لتكوين مقدمة العرض، إذا كان قصيراً وبسيطاً. أما إذا كان أطول، فلعلك تحتاج إلى تضمينه جدولاً بالمحتويات وصفحة ملخص أو ملخص العميل التنفيذي – هذه هي صفحة للقراء المشغولين الذين قد لا يقرؤون كل التفاصيل، و يجب أن يحتوي على قائمة بأهم النقاط التي ترغب بإيصالها للعميل.

أما الجزء من العرض المتمحور حول العميل. فهو ما يميز فعلياً العرض عن كتيب المبيعات، واتقان هذا القسم هو ما يفرق بين العرض الذي يقذف في كومة النفايات والعرض الذي ينتهي بعقد عمل. لماذا؟ لأن كل المنظمات هي بالضرورة محبة لذاتها، وترغب بمعرفة كيف تستفيد من العروض التي تقدمها. لذلك، في هذا القسم المتمحور حول العميل، تحتاج إلى إثبات تفهمك للعملاء واعمالهم، واحتياجاتهم، والمخاوف التي قد تواجههم.

إذا كنت تشعر بعدم امتلاكك بالفعل لتلك المعرفة، فإنك ستحتاج إلى بذل قليل من الجهد للحصول عليها، ولكنها تستحق بذل الجهد والوقت. ضع نفسك مكان عميلك. هل لشركته فروع في أسواق بلدان جديدة، أو تهتم باستيراد السلع من مصانع الدول الأخرى؟ هل تواجه صعوبات في قضايا النقل البحري، والنقل، أو الجمارك؟ هل عليها قيود في الميزانيات أو الجداول الزمنية؟ كحد أدنى، يلزمك صفحة في هذا القسم تسرد فيها احتياجات العميل. اعتمادا على حجم العميل ونوع الأعمال التي يقوم بها، قد تحتاج أيضاً لمناقشة الشروط، القيود، الجدول الزمني، أو الميزانية، أو تضمينه صفحة بمتطلبات تحدد معايير خدمات الاستيراد و التصدير.

بعد أن دونت كل ما تعرفه عن احتياجات واهتمامات عميلك المنتظر، حان الوقت لشرح كيفية تلبيتك لاحتياجاته مع الحلول المقترحة في قسم وصف الخدمات. تشمل كل الصفحات اللازمة لوصف الخدمات التي ستقدمها وتكلفة تلك الخدمات. تأكد من تطابق وصفك مع احتياجات العميل. على أقل تقدير، تحتاج صفحة للخدمات وصفحة ملخص للتكلفة. قد تحتاج أيضاً صفحات متخصصة لمناقشة قضايا عامة، وتفصيل الخدمات المتعلقة بالواردات وتلك الخاصة بالصادرات كل على حدة، ووصف التحالفات الاستراتيجية التي شكلتها، أو وصف أي خدمات شحن يمكنك توفيرها كذلك.

أما الآن وقد وصفت ما لديك من خدمات، ستكتب القسم الذي يصف: لماذا أنت الخيار الأفضل لهذا العمل. في هذا القسم المخصص للحديث عنك بشكل كامل، يجب أن تشمل تاريخ شركتك والخبرات التي مرت بها، وأي شهادات أو تدريب قد يكون لديك، وأي جوائز كنت قد حصلت عليها أو شهادات العملاء التي كتبت بحقك، وهكذا. بعبارة أخرى، يشتمل هذا القسم على أي معلومات من شأنها أن تقنع عملاءك المنتظرين بوفائك بالوعود التي قدمتها لهم.

الآن وقد أنهيت الأقسام الأربعة الأساسية في عرض العمل الذي ستقدمه، اختمه مع احتفاظك بمسودة لك. وعليك أن تتأكد من تدقيق كل صفحة بعناية، لأن الأخطاء هنا قد تجعل عملاءك المنتظرين يفقدون ثقتهم بك ويشكون في نزاهة عملك ومصداقيته أيضا. تريد من عروضك أن تظهر احترافيتك و أفضل ما لديك، لذلك إذا كنت بحاجة إلى استئجار مدقق لغوي محترف أو محرر، فإنه من المفيد القيام بذلك.

بعد أن تبدو كل الصفحات رائعة، ثم تطبع عرض العمل وتغلفه وتسلمه عن طريق البريد أو باليد، أو تجعله في ملف pdf لتسلمه عبر البريد الإلكتروني. تأكد من استخدام الأسلوب المرجح كأكثر الأساليب إقناعاً لعملائك المنتظرين – تذكر، وهذا كل ما يلزمك للفوز بالمنافسة وإبرام الاتفاقيات والعقود. ثم، إذا كنت لم تسمع من هذا العميل في غضون أسبوع أو نحو ذلك، تابعه بمكالمة هاتفية. اسأله اذا كان قد تلقى عروضك وإذا كانت لديه أية أسئلة بالنسبة لها، علاوة على أنك بذلك تزيد مصداقية هذا العرض.

كتابة عروض العمل قد تبدو عمليةً تستهلك قدراً كبيراً من الوقت والطاقة، ولكن عليك اكتشاف أنه يمكنك إعادة استخدام الكثير من المعلومات التي تقدمها من عرض لآخر، وتُغير القسم المتمحور حول العميل الأول فقط لجعل كل عرض مخصص للعميل حسب طلبه.

يمكنك أيضاً تسريع هذه العملية عن طريق استخدام عروض العمل المصممة مسبقاً، والتي صممت خصيصاً لإنتاج العروض والتقارير والوثائق التجارية الأخرى. العرض الجيد سيتضمن المئات من القوالب التي يمكنك استخدامها في أي عرض، بما في ذلك جميع المواضيع المذكورة أعلاه. وتشمل القوالب تعليمات وأمثلة، لذا فلن تحتار حول نوع المعلومات الذي يحتويه. تأكد من استخدام المجموعة المصممة باحتراف، أيضا، بذلك ستبدو عروضك فخمة.

أيضا، تأكد من شمول مجموعتك على تشكيلة واسعة من العروض الجاهزة، حتى تمتلك في النهاية عروض مختلفة متناسبة مع أعمال العملاء المنتظرين على اختلافها. العروض المصممة تصميماً جيداً تعطيك السبق للفوز بالعملاء المنتظرين.